De beste printer kiezen voor een klein kantoor in 5 stappen
Als eigenaar of manager van een klein kantoor (<50 medewerkers) of als zzp’er, weet je dat de juiste printer kiezen heel belangrijk is voor de efficiëntie van je bedrijfsactiviteiten. Als je weet op welke aspecten je vooral moet letten, kun je een hoop tijd besparen in je zoektocht naar de beste printer. Breng de volgende 5 overwegingen in kaart en je kiest sneller de inkjet- of laserprinter die bij jouw situatie past:
1. Bepaal de printbehoeften
Het is handig om van te voren jouw printbehoeften en/of die van je medewerkers te bepalen. Hoeveel documenten worden er dagelijks geprint? En hoe vaak zitten hier kleurenafbeeldingen tussen? Ga ook na of er veel behoefte is aan functies zoals scannen en kopiëren. De bekende ‘spelers’ op de markt, zoals Epson, Brother, HP en Canon vervullen voor iedere gebruiker deze behoeften en toch zijn er wel degelijk (kleine) verschillen. Zo zullen particulieren en zzp’ers eerder een compactere Epson printer kopen en grootzakelijke gebruikers komen sneller uit bij een multifunctionele printer van bijvoorbeeld Brother.
2. Overweeg de afdrukkwaliteit
Afhankelijk van het type documenten dat je wilt afdrukken, is de kwaliteit van de afdruk belangrijk. Een gegeven is dat het natuurlijk leesbaar moet zijn. Maar wil je bijvoorbeeld handleidingen, posters of introductiegidsen printen met duidelijke kleurenafbeeldingen? Dan stel je waarschijnlijk hogere eisen aan de veelzijdigheid en kwaliteit van de printer. Voor heldere kleurenafbeeldingen is een inkjetprinter de beste optie. Voor (dubbelzijdige) tekstdocumenten in zwart-wit is een laserprinter wellicht een betere optie.
3. Controleer de afdruksnelheid
Wanneer je vaak grote aantallen documenten moet printen en/of de printer met tientallen collega’s moet delen, is de printsnelheid van groter belang. Een inkjetprinter werkt met minuscule druppeltjes die op de juiste plek op het papier terechtkomen. Dit zorgt weliswaar voor de scherpste kleurenafbeeldingen, maar inkt heeft ook langer nodig om te drogen. Een laserprinter werkt met tonerpoeder. Door verhitting hecht het poeder zich snel aan het papier en is het direct droog. Zo richt bijvoorbeeld Brother zich vooral op zakelijke gebruikers. De meeste Brother printers zijn multifunctionele laserprinters die een grotere afdruksnelheid bieden.
4. Bedenk welke functies je nodig hebt op je printer
Steeds meer printers zijn multifunctioneel. Oftewel, je kunt er ook mee scannen, kopiëren, dubbelzijdig printen en op afstand printen via wifi of wifi-direct. Het komt steeds minder voor dat je voor deze functies verschillende apparaten nodig hebt. Logisch natuurlijk, want een multifunctionele alles-in-één-printer werkt vele malen makkelijker en efficiënter. Ook draadloos printen via wifi wordt steeds gangbaarder. Daarnaast is printen via wifi-direct in opkomst. Hierbij maakt de printer een eigen netwerk aan waarmee je je device kunt verbinden, zonder tussenkomst van een modem.
5. Bereken je printkosten
Speelt budget een belangrijke rol in je aankoopoverweging? Breng dan van tevoren niet alleen de aanschafkosten, maar ook de algehele printkosten in kaart. Hieronder vallen de kosten voor het energieverbruik, onderhoud, papier en toners of cartridges. Als je ongeveer weet aan welke eisen je printer moet voldoen en wat je maximaal wilt besteden, kun je makkelijker een keuze maken. Laserprinters zijn doorgaans duurder in aanschaf, maar beschikken over een hogere printsnelheid. Daarnaast gaan toners langer mee dan inktcartridges. Inkjetprinters zijn meestal compacter, voordeliger in aanschaf en beter geschikt voor het afdrukken van foto’s en afbeeldingen.
Met deze overwegingen ben je al een stap dichter bij het kiezen van de juiste printer. Ga vooral niet over één nacht ijs, maar laat je goed informeren. Dan weet je zeker dat je een weloverwogen keuze maakt waar je nog jarenlang printplezier aan beleeft.
